Smart management of materials in small bins and boxes

Smart management of small parts and MRO goods with TeDaLoS sensor units

Excessive operational procurement and management costs for indirect or MRO materials.

The problem: an ever increasing information gap

In addition to products purchased and stored by the pallet, each company has hundreds of other products in stock for its operations.

Boxes with office supplies, storage bins with spare parts for the machines, boxes with lamps, rolls of tape, bearings, safety switches, fuses, hand tools, batteries, etc. are placed on shelves and pallet racks in one or more warehouses.

In the case of raw materials and semi-finished products, a database with stock parameters is created for each item. The stocks are managed via a stock management system.

For the hundreds of indirect and MRO[1] materials, it is the exception rather than the rule to create a data file with minimum and maximum stock parameters for each product.

Management is based on a daily visual check by the warehouse manager(s) or the employees themselves. With cards, stickers or by placing the empty storage bins and packaging at a collection point, it is indicated that additional orders should be placed.

Corona-related absences, temporary unemployment, compulsory homework repeatedly interrupt the planned visual inspection rounds. In order to save costs, the creation of reserve stocks is also discouraged. The continuity of the restocking is thus compromised, especially if there has been peak consumption.

Employees expect that there should still be sufficient stock. The reality is just the opposite. Every department and even individual employees start keeping their own stocks. This hoarding behaviour leads to maverick buying[2], which results in even more costs and opacity.

“Hoard stocks” is the signal that is sent in this way!

The solution: Digital inventory sensor units

Autonomous sensor units are placed under your existing storage bins or the boxes containing the products.

The sensor units are delivered configured. A configuration training of the employees is therefore not necessary. The virtual linking of the sensor unit to the article and the storage location is done remotely and can be changed at any time.

The sensor unit automatically measures the current stock. The stock level can be monitored online without the need for an on-site check. These digital measurement values are transmitted to the TeDaLoS cloud several times a day autonomously and without connection to the IT network. Restocking proposals are generated automatically as soon as the set alarm level is exceeded.

The result: lower operating costs and higher availability

The consumption of indirect or MRO materials is automatically detected by sensors without the need for a physical inventory. For each stock location equipped with a digital inventory sensor unit, the home-based warehouse manager or purchaser gets the correct picture of the available stock.

Industrial Small Single

The INDUSTRIAL SMALL SINGLE sensor unit can easily be stuck under the storage bin or box. Even if the parts are taken away with the bin, you still have a permanent overview of the actual stock. If the stock falls below the minimum level, you will receive an alarm notification by e-mail. All article data that have been uploaded are included in this e-mail so that you can order immediately.

[1] MRO staat voor Maintenance, Repair en Operations

[2] Maverick Buying is het aankopen buiten de vastgelegde inkoopkanalen om

Smart management of indirect materials on CHEP and EURO pallets

SMART MANAGEMENT OF INDIRECT MATERIALS

Excessive operational procurement and management costs for indirect or MRO materials.

The problem: maverick buying

Indirect materials – paper, hygiene and cleaning products, lubricants, gritting salt, ,… – are often used by multiple departments.

A4 paper, for example, is used in accounting, by logistics, on the production line, at the maintenance department and at the warehouse.

So, who exactly is responsible for monitoring the consumption, storage and stock levels of these materials?

• Is it the IT department, as they manage the printers?
• Is it the admin office, as they order all other office equipment?
• Or is it the warehouse?

When a cold snap hits during the winter months, everyone ends up praying that another department still has a bucket of gritting salt left over.

Paper and gritting salt are typical examples of materials that are supplied on pallets, and that slowly ‘trickle’ from the warehouse to the various places they are used. As long as everyone has some left over, no one is overly concerned about where these products come from. But when the printer on the production line runs out of paper or the 200 l oil drum runs dry, people start pointing the finger at one another.

A typical OSWO situation: “Oh shit, we are out!”

This kind of situation leads to maverick buying [1], which results in higher costs and lower transparency.
One common response when this happens is the introduction of additional procedures to record usage by the company’s own staff, the purchase of extra stock, or passing the buck to the supplier — which is definitely not the best of ideas in these Covid-19 times.

[1] ‘Maverick buying’ means buying materials outside of the standard procurement channels

The solution: digital stock management sensor units

Wireless sensor units are installed at decentralised stock locations or in the company’s existing warehouse, underneath the pallets holding the various indirect materials. The sensors have no impact whatsoever on logistical movements and deliveries.
They are supplied fully configured, so your staff do not need to undergo any configuration training. The virtual linking of the sensor unit to the item and the storage location is done remotely and can be changed at any time.

The sensor units automatically keep track of actual stock levels. These stock levels can be monitored online, without having to check anything on location. Digital measurements are submitted multiple times a day to the TeDaLos cloud, wirelessly and without requiring any connection to your own IT network. Suggested restock orders are generated automatically as soon as the pre-set alarm level is exceeded.

The result: lower operational costs and better availability

The consumption of indirect or MRO [2] materials is automatically monitored by sensors, without the need for any physical stock-taking exercises. Your procurement team will get an accurate picture of the available stock for each decentralised stock location equipped with a digital stock management sensor unit. By clustering together the partial stock levels of A4 paper, for example, you’ll end up with an accurate and complete overview across your entire business or organisation.

Digitale inventarisatie met TeDaLoS sensor-units

If the (decentralised) stock level drops below a certain minimum level, an alarm notification containing all the necessary order details will be sent by e-mail.
All stock information can be viewed using a smartphone, tablet or PC. Interim stock levels can be requested online without the need for any visual inspection.
If necessary, the stock information can be input into your ERP or goods management system using a REST API.

[2] MRO: maintenance, repair and operating materials

Production delays are a thing of the past at Covess

PRODUCTION DELAYS ARE A THING OF THE PAST AT COVESS

Covess designs, develops and produces pressure vessels for liquids and gasses, out of thermoplastic composite materials.

PRODUCTION DELAYS

As part of the production process for the vessels, Covess incorporates metal plates or inserts into its end product. These inserts are custom-made for Covess and can only be ordered in bulk. Their usual delivery term is 10 weeks.
In theory, stock levels of these inserts can be managed based on the number of vessels shipped out to customers.

In practice, shortages of the inserts regularly cause production delays — and in the worst-case scenario, production downtime.

SHORTAGE CAUSES

• rejection due to the inserts not meeting the required tolerances
• delivery of lower volumes than what was ordered
• rejected vessels during pressure tests
• use in test production runs and prototypes

MANUAL COUNTING AND PROCESSING

Systematically recording and administratively processing every insert actually used is certainly one solution to keep track of the exact stock level, but doing so takes up a large amount of time. That’s before we consider the cost of collecting and processing these data.
In addition, using manual methods does nothing to eliminate the human factor: forgetting to make a note, too busy, illegible numbers and so on. All in all, the risk of production delays and downtime continues to exist.

DIGITAL STOCK MANAGEMENT UNIT

The real solution is a digital sensor unit (the orange panel in the picture) underneath the pallet box containing the inserts.
The Euro pallet with the ‘Stacking Shape’ sensor and the pallet box can simply be positioned near the production line.

Tony Vanswijgenhoven – Covess CEO: “We are completely reliant on the ten-week delivery term of these inserts. The risk of production delays is real.”

PRACTICAL TEST

The office manager knows the exact stock level of the inserts at any time. When the level drops below a pre-set minimum, the system automatically sends an alarm notification so extra stock can be ordered.

The TeDaLoS sensor unit operates completely autonomously, without the need for an external power supply, and without needing to be connected to the IT network or ERP system!

90% space saved at Iliaens

90% SPACE SAVED AT ILIAENS

A NEW HOME

Iliaens NV will soon be moving into a new industrial building in Alken, where it will bring together a number of activities:

• a store for professional and individual customers, selling iron hardware, tools, work clothing and heating/sanitary plumbing supplies
• a locksmiths
• a repair shop for garden machinery, electrical tools, pumps and so on
• a project department for sanitary and heating systems
• a warehouse
• office space

PRODUCT GROUP ANALYSIS

Convium drew up an analysis of current stock levels for each product group to establish the optimal mix of storage solutions at the new building.

90% SPACE SAVED IN THE NEW BUILDING

In Iliaens’ existing store and warehouse, every square metre of floorspace is used to store stock. Products sit on shelves, on pallet racks and both underneath and on top of the shelving in the store.


In the new building, high-rotation products are located in vertical lifts. By making the most of the building’s height, this has resulted in a space-saving of 90% compared to the existing warehouse.
When it puts away a tray, the lift measures the height of the products in that tray. The trays at the front or back of the Modula lifts are stored in an empty location. The gap between the trays is barely 25 mm. In the existing warehouse — and in many others — as much as 25 cm of unused space above products is a common sight.

MORE PRODUCTIVITIME® = HIGHER PRODUCTIVITY

Iliaens NV uses the Adsolut ERP system to manage its activities. It soon became apparent from conversations with managers and staff that the company still used a lot of physical lists, on which things were ticked off or noted down.

When the company moves into its new building, this pen-and-paper approach will be consigned to the dustbin. Its old methods will be replaced by electronic communication between Adsolut and Gigasoft Extended. This will free up a huge amount of time, which the team can spend advising its professional and individual customers instead. Once again, this proves that more productivitime® = higher productivity.

Convium partners with TeDaLoS

Convium partners with TeDaLoS

From now on, Convium BV and TeDaLoS GmbH will be selling mobile stock management systems based on the internet of things on the Belgian market.
These systems enable you to remotely manage stock levels in the workplace or installation materials on construction sites. Alternatively, the autonomous sensor units can monitor the weight, temperature, location and impact load of your goods during transport.

Beheer van producten in kleine magazijnbakken

Slim beheren van kleine onderdelen en MRO verbruiksgoederen met TeDaLoS sensor-units

Te hoge operationele inkoop- en beheerkosten voor de indirecte of MRO materialen.

Probleem: een steeds groter wordende informatiekloof

Naast producten die per pallet worden aangekocht en gestockeerd, heeft elk bedrijf honderden andere producten op voorraad liggen om zijn activiteiten te kunnen uitoefenen.

Dozen met kantoorbenodigdheden, magazijnbakken met reserveonderdelen van de machines, dozen met lampen, rollen tape, lagers, veiligheidsschakelaars, zekeringen, handgereedschappen, batterijen, enz. staan in één of meerdere magazijnen op legborden en palletrekken.

Bij grondstoffen en halffabricaten is voor elke artikel een databestand met voorraadparameters gemaakt. De voorraden worden via een voorraadbeheersysteem beheerd.

Voor de honderden indirecte en MRO[1] materialen is het eerder uitzondering dan regel dat hier voor elk product een databestand met minimum en maximum voorraadparameters wordt aangemaakt.

Het beheer gebeurt op basis van een dagelijkse visuele controle door de magazijnmedewerker(s) of de medewerkers zelf. Met kaarten, stickers of door de lege magazijnbakken en verpakkingen op een verzamelplaats neer te zetten, wordt aangegeven dat er dient bijbesteld te worden.

Corona gerelateerde afwezigheid, tijdelijke werkloosheid, verplicht thuiswerk, onderbreken telkens opnieuw de voorziene visuele controlerondes. Om kosten te besparen wordt ook het aanleggen van reservevoorraden afgeremd. De continuïteit van de herbevoorrading komt zo in het gedrang, zeker indien er piekverbruiken zijn geweest.

Medewerkers verwachten dat er nog steeds voldoende voorraad aanwezig zou moeten zijn. De realiteit is net het tegenovergestelde. Iedere afdeling tot zelfs de individuele medewerkers beginnen eigen voorraadjes aan te houden. Dit hamstergedrag leidt tot Maverick Buying [2], wat nog meer kosten en ondoorzichtigheid tot gevolg heeft.

“Voorraden hamsteren” is het signaal dat zo wordt gegeven!

De oplossing: Digitale inventarisatie sensor-units

Draadloze sensor-units worden onder uw bestaande magazijnbakken of de dozen met de producten geplaatst.

De sensor-eenheden worden geconfigureerd geleverd. Een configuratietraining van de medewerkers is hierdoor niet nodig. De virtuele koppeling van de sensoreenheid aan het artikel en de opslagplaats gebeurt op afstand en kan op elk moment worden gewijzigd.

De sensor-eenheid meet automatisch de actuele voorraad. Het voorraadniveau kan online worden opgevolgd zonder een controle ter plaatse. Deze digitale meetwaarden worden meermaals per dag draadloos en zonder koppeling met het IT netwerk doorgestuurd naar de TeDaLoS cloud. Herbevoorradingsvoorstellen worden automatisch gegenereerd zodra het ingestelde alarmpeil wordt overschreden.

Het resultaat: Lagere operationele kosten en hogere beschikbaarheid

Het verbruik van indirecte of MRO materialen wordt automatisch gedetecteerd door sensoren zonder dat er nog nood is aan een fysieke inventarisatie. Voor elke voorraadlocatie die is uitgerust met een digitale inventarisatie sensor-unit, krijgt de thuiswerkende magazijnverantwoordelijke of aankoper het juiste beeld van de beschikbare voorraad.

Industrial Small Single

De INDUSTRIAL SMALL SINGLE sensor-unit kan gemakkelijk onder de magazijnbak of doos gekleefd worden. Worden de onderdelen met bak en al meegenomen, dan nog heeft u permanent zicht op de reële voorraad. Zakt de voorraad beneden het minimum niveau, dan krijgt u per mail een alarmmelding. Alle artikelgegevens die werden opgeladen, staan hier in vermeld zodat u direct kan bestellen.

[1] MRO staat voor Maintenance, Repair en Operations

[2] Maverick Buying is het aankopen buiten de vastgelegde inkoopkanalen om

Beheer van indirecte materialen op chep- en europallets

SLIM BEHEREN VAN INDIRECTE MATERIALEN op CHEP- en EUROPALLETS met TeDaLoS sensor-units

Te hoge operationele inkoop- en beheerkosten voor de indirecte of MRO materialen.

Probleem: Maverick Buying

Indirecte materialen – papier, hygiëne- en reinigingsproducten, smeeroliën, strooizout,… – worden door meerdere afdelingen verbruikt.

A4 papier wordt op de boekhouding, bij logistiek, aan de productielijnen, in de onderhoudsafdeling en in het magazijn gebruikt.

Wie is verantwoordelijk voor de controle op het verbruik, de opslag en de bevoorrading?

• IT omdat zij de printers beheren?
• Het secretariaat omdat zij ook het andere kantoormateriaal bestellen?
• Of toch maar het magazijn?

Bij een winterprik hoopt iedereen dat er op een andere afdeling nog wel een voorraad strooizout zal te vinden zijn.

Typisch materialen die op pallets geleverd worden en “wegsijpelen” uit het magazijn naar de verschillende verbruiksplaatsen. Zolang er overal genoeg voorraad is, kraait hier geen haan naar. Als de printer aan de productielijn zonder papier valt of het 200L olievat leeg blijkt te zijn, wordt er met de vinger naar elkaar gewezen.

Een typische OSWO situatie – “Oh shit, we are out!”

Dit leidt tot Maverick Buying [1], wat nog meer kosten en ondoorzichtigheid veroorzaakt.
Een herkenbare reactie is het invoeren van bijkomende verbruiksregistratieprocedures voor de eigen medewerkers, de voorraden verhogen of de verantwoordelijkheid dan maar bij de leverancier leggen. In tijden van Covid19 al helemaal geen goed idee.

[1] Maverick Buying is het aankopen buiten de vastgelegde inkoopkanalen om

De oplossing: Digitale inventarisatie sensor-units

Draadloze sensor-units worden op decentrale voorraadlocaties of in het bestaande magazijn onder de palletten met indirecte materialen geplaatst. Dit heeft geen invloed op de logistieke bewegingen en de leveringen.

De sensor-eenheden worden geconfigureerd geleverd. Een configuratietraining van de medewerkers is hierdoor niet nodig. De virtuele koppeling van de sensoreenheid aan het artikel en de opslagplaats gebeurt op afstand en kan op elk moment worden gewijzigd.

De sensor-eenheid meet automatisch de actuele voorraad. Het voorraadniveau kan online worden opgevolgd zonder een controle ter plaatse. Deze digitale meetwaarden worden meermaals per dag draadloos en zonder koppeling met het IT netwerk doorgestuurd naar de TeDaLoS cloud. Herbevoorradingsvoorstellen worden automatisch gegenereerd zodra het ingestelde alarmpeil wordt overschreden.

Het resultaat: Lagere operationele kosten en hogere beschikbaarheid

Het verbruik van indirecte of MRO[2] materialen wordt automatisch gedetecteerd door sensoren zonder dat er nog nood is aan een fysieke inventarisatie. Voor elke decentrale voorraadlocatie die is uitgerust met een digitale inventarisatie sensor-unit, krijgt inkoop het juiste beeld van de beschikbare voorraad. Door b.v. de deelvoorraden A4 papier te clusteren, krijgt u zo over heel uw bedrijf of organisatie een juist totaalbeeld.

Digitale inventarisatie met TeDaLoS sensor-units

Daalt de (decentrale) voorraad onder een minimumniveau, dan wordt via mail een alarmmelding verstuurd met alle bestelgegevens.
Alle voorraadinformatie is via smartphone, tablet of PC te raadplegen. Tussentijdse voorraden kunnen online worden opgevraagd zonder visuele inspecties.
Met een Rest API kan, indien gewenst, de voorraadinformatie in het ERP of goederenbeheersysteem ingevoerd worden.

[2] MRO : Maintenance, Repair en Operating

Productievertraging verleden tijd bij Covess

PRODUCTIEVERTRAGING VERLEDEN TIJD BIJ COVESS

Covess ontwerpt, ontwikkelt en produceert drukvaten in thermoplastische composietmaterialen, voor vloeistoffen en gassen.

PRODUCTIEVERTRAGING

Bij de productie van de vaten verwerkt Covess metalen plaatjes – inserts –in het eindproduct. Die worden specifiek voor Covess gemaakt en kunnen alleen in bulk worden besteld. Leveringstermijn: 10 weken.


In theorie kan op basis van het aantal vaten dat naar klanten is verzonden, de voorraad van de plaatjes worden bijgehouden.

In de praktijk is een tekort aan plaatjes meermaals de oorzaak van productievertraging – ja, zelfs productiestilstand.

OORZAKEN VAN TEKORTEN

• afkeuring omdat de plaatjes buiten de vereiste toleranties vallen
• levering kleiner dan besteld
• afgekeurde vaten bij druktesten
• gebruik bij proefproducties en prototypes

MANUELE TELLING EN VERWERKING?

Elk werkelijk verbruikt plaatje systematisch noteren en administratief verwerken? Het is een oplossing om de exacte voorraad te kennen, maar een tijdrovende. Daarbovenop komt de kost voor verzameling en verwerking van de data.


Bovendien sluit de manuele methode de menselijke factor niet uit: vergeten te noteren, te druk, onleesbare aantallen, enzovoort. Met het blijvende risico voor productievertraging en -stilstand.

DIGITALE INVENTARISATIE-UNIT

De échte oplossing? Een digitale sensorunit (oranje plaat op de foto) waarop men de palletbox met inserts zet.


De euro-pallet met de ‘Stacking Shape’-sensor en de palletbox worden zo bij de productielijn neergepoot.

Tony Vanswijgenhoven – CEO Covess nv: “Wij hangen vast aan 10 weken leveringstermijn voor de inserts. Het gevaar voor productievertraging is reëel.”

PRAKTIJKTEST

De officemanager kent op elk moment de correcte voorraad inserts. Beneden het minimumniveau volgt een automatische alarmmelding voor bijbestelling.

De TeDaLoS-sensorunit werkt volledig autonoom, zonder externe stroomvoorziening, zonder koppeling met het netwerk of met het ERP-systeem!

Call Now ButtonContacteer mij